Il existe des outils permettant de synchroniser les informations entre un ordinateur portable et un serveur de fichier automatiquement.

Si certains utilisateurs sont constamment en déplacement ou dans le cas de sociétés réparties sur plusieurs sites, la synchronisation des fichiers peut vite devenir complexe à gérer. Dans ce cas, il existe des outils permettant d’accéder directement aux documents à distance sans nécessiter de synchronisation ; la seule contrainte étant d’avoir un accès Internet.

Dans le cas de documents évoluant très rapidement et faisant intervenir plusieurs personnes, il est intéressant de pouvoir travailler simultanément sur un même document à plusieurs personnes.

Pour répondre aux différentes normes qualités ou dans le cas d’une gestion de projets avec plusieurs intervenants, il est souvent nécessaire de connaitre l’historique des modifications des documents (savoir qui a fait quoi et quand).

Quand de nombreux documents sont stockés sur un serveur de fichiers par plusieurs collaborateurs, il est souvent très difficile de retrouver rapidement un document. Il existe des outils permettant :

• de classifier les documents suivant différentes méthodes (pas seulement dans une arborescence de dossiers)
• de faire des recherches avec plusieurs critères
• de faire des recherches sur le contenu du document et non pas seulement sur son titre

Dans certain cas, il est important de pouvoir être averti quand un document est crée ou modifié.

Il existe des outils permettant d’envoyer un mail, un SMS ou un flux RSS à certaines personnes et suivant différents critères lors de la modification ou à la création de document.

Certains outils peuvent avertir les responsables suivant différents critères lorsqu’un document n’est pas créé ou complété dans le délai demandé.

Pour envoyer un document à une personne externe, il est intéressant d’avoir un outil transformant automatiquement un document d’un format dans un autre (ex : Office vers PDF).

Dans certains cas, il est intéressant d’avoir une gestion des droits dépendant du contenu des documents. Par exemple pour un compte-rendu de réunion, il pourrait être intéressant que seules les personnes ayant participé à la réunion puissent modifier le document.

Il arrive fréquemment avec des documents classiques de devoir saisir la même information dans de nombreux documents.

De plus, en cas de modification de cette information, il est nécessaire de reprendre tous les documents avec la perte de temps et le risque d’erreur que cela entraine.

Des outils permettent de compléter des documents automatiquement à partir d’informations disponibles dans d’autres documents.