Il existe principalement deux grandes catégories de systèmes de Gestion Électronique de Documents (GED) :
- Les GED d’archivage : Elles permettent de stocker sous forme électronique les documents à conserver plusieurs années.
- Les GED de travail collaboratif
InfoSaône est spécialisé dans la mise en place de GED de travail collaboratif et plus particulièrement dans la mise en place du logiciel libre Freedom-ECM.
Ce type de GED permet de gérer les documents liés aux différents processus d’une entreprise :
- Gestion des comptes-rendus de réunion
- Gestion des actions et des plans d’actions
- Gestion des normes et des procédures
- Gestion des courriers entrants et sortants
- Gestion des documents liés aux projets ou aux affaires
- ….
Ce type de GED a plusieurs objectifs :
- Accéder facilement aux documents avec un moteur de recherche efficace
- Conserver un historique des modifications des documents (qui a fait quoi et quand)
- Gérer les droits d’accès en fonction du type de document ou de son contenu
- Proposer des vues différentes d’un même document adaptées aux différents services de l’entreprise
- Convertir automatiquement un document dans différent format (ex : Word → PDF)
- Mettre en place des workflow (cycles de vies) pour gérer les processus de l’entreprise
- ...
Ce type de GED est également appelé ECM pour « Entreprise Content Management » ou « Gestion de contenu d’entreprise »
InfoSaône vous propose :
- une assistance dans l’écriture de votre cahier des charges et dans la définition de vos besoins
- formalisation de vos processus sous forme de workflow (cycle de vie)
- proposition de solutions répondant aux mieux à votre cahier des charges
- écriture des spécifications
- installation du serveur
- mise en place et paramétrage de l’application
- développements spécifiques
- formation des utilisateurs et des administrateurs
- maintenance du système
- audit de l’efficacité et du retour sur investissement
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